Inside OPP: Een buitenlandse vestiging openen in coronatijd

Het besluit lag er: we gaan uitbreiden naar Duitsland! Toen brak in volle hevigheid de pandemie uit. Zet je je plannen dan door of in de ijskast? Onze CEO Maurice ging het voor het eerste en deelt welke hindernissen hij tegenkwam bij het openen van een kantoor voor Online Payment Platform in Berlijn.

 

Waarom was Duitsland een logische keuze voor internationale uitbreiding?

“We vinden het belangrijk om onze klanten lokaal te ondersteunen. Voor hen is het prettig om in hun eigen taal met ons te kunnen communiceren en met mensen die de cultuur kennen. Aangezien we al zaken doen met enkele partijen in Duitsland en de platformeconomie zich daar ook razendsnel ontwikkelt, lag het voor de hand om fysieke aanwezigheid te hebben. Bovendien zou er op korte termijn een grote Duitse klant bijkomen waardoor het voor ons geen optie was om de plannen op de lange baan te schuiven.”

 

Hoe vind je tijdens het hoogtepunt van de pandemie een kantoorruimte?

 

“Dit was nog best een uitdaging. We waren op zoek naar een bijzondere ruimte die past bij onze organisatie en hadden daarvoor duidelijke criteria. We zijn bijvoorbeeld geen fan van bedrijfsverzamelgebouwen. Dit past ook niet bij onze business en security-policies. Uiteindelijk vonden we na veel online zoeken een heel mooie en modern kantoor in het centrum van de stad.”




“Toen we echter contact zochten met de makelaar verliep de communicatie wat moeizaam. Je merkt dat er een taalbarrière is en dat het contact wat afstandelijk is. Vervolgens ontdekte ik dat een makelaar in Duitsland iets anders werkt dan bij ons. Zo was er geen plattegrond met de afmetingen van de ruimte beschikbaar. Ook verschilde de tekeningen van wat we op de foto’s zagen. Toen we probeerden om een plattegrond met maatvoering te krijgen stuitten we op weerstand. Er was geen andere keuze dan naar Berlijn afreizen om de ruimte met eigen ogen te bekijken (en op te meten).”

Hoe heb je corona-proof de trip naar Berlijn gemaakt?

“Ik heb verschillende vervoersopties afgewogen. Uiteindelijk was vliegen de beste keuze, maar dan uiteraard met mondkapje. Het was wel een vreemde gewaarwording. Je komt aan op een nagenoeg leeg Schiphol en gaat met de enige KLM-vlucht van die dag naar Berlijn. In het vliegtuig had ik volledige rij stoelen tot m’n beschikking. Bij aankomst werd door de marechaussee gevraagd wat ik kwam doen en of mijn reis wel echt noodzakelijk was. Daarnaast had men in Duitsland destijds strengere regels met betrekking tot mondkapjes en was het ook verplicht deze in winkels te dragen.”

“Dezelfde middag heb ik het kantoor bezocht en opgemeten en kennisgemaakt met de verhuurmaatschappij. Je merkt dat dit, ondanks dat je geen handen kunt schudden, ongelooflijk helpt in het contact en het direct een stuk prettiger communiceert. Vervolgens ben ik na een hotelovernachting weer teruggevlogen naar Nederland.”

Was het lastig om het kantoor operationeel te krijgen?

“Gelukkig kon het papierwerk allemaal prima op afstand worden afgehandeld, hoewel het huurcontract nog wel per koerier naar Duitsland moest. Op 1 juli kregen we de sleutel. Om zeker te zijn dat we zo direct aan de slag zouden kunnen, hadden we de hele inrichting in Nederland besteld en naar kantoor laten komen. Vervolgens zijn we in een busje naar Berlijn gereden. Samen met onze office manager en operations manager heb ik de sleutel in ontvangst genomen en het kantoor ingericht. Ook zijn we direct gestart met het voeren van sollicitatiegesprekken.”

Hoe heb je medewerkers aangenomen en ingewerkt?

“We hadden in Nederland Janneke aangenomen die naar Berlijn ging verhuizen en het kantoor zou gaan runnen. Zij spreekt Duits en is bekend met beide culturen en onze bedrijfscultuur. Ter plaatse hebben we nog twee lokale medewerkers aangenomen. Het inwerken van deze collega’s is anders dan we normaal zouden doen, maar hier hebben we onder andere met digitale middelen een goede weg in gevonden.”

“Uiteraard nemen we de coronamaatregelen in acht en volgen we ook in Duitsland nauwgezet het nieuws over corona en de adviezen die worden gegeven. Verder hebben we een goede middenweg gevonden tussen thuiswerken en op kantoor werken. Het sociale aspect is gewoon ook heel belangrijk binnen ons bedrijf. Natuurlijk kiezen we ervoor om buiten de spits te reizen zodat mensen die met het OV moeten komen, niet onnodig in een volle trein te zitten.”

Wat is het belangrijkste inzicht dat je met deze ervaring hebt opgedaan?

“Je ziet dat hoewel je tegenwoordig heel veel digitaal kunt regelen, face-to-face contact uiteindelijk onmisbaar is. In ieder geval bij het sluiten van dit soort grotere transacties in Duitsland. In die zin is deze ervaring een mooie bevestiging van de noodzaak om met onze organisatie ook ter plaatse aanwezig te zijn.”

Would you like to read more about our new office in Berlin? Read this blog!